議事録を取る方法

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• 会議の前に
• 会議中
• 会議後

会議議事録は、会議または会議の正式な記録として役立つ詳細なメモです。集会の責任者は通常、参加者の一人にこの仕事をするように頼みます。ある日、誰かがあなたになる可能性があります。それはそれほど難しい仕事ではありませんが、分を取ることは重要な仕事です。会議の議事録は発生した内容の公式記録であるため、正確さは非常に重要です。必要に応じて、後で参照できるようにする必要があるという十分な会議のメモを取る必要があります。

ここでは、このタスクを巧みに処理するためのヒントをいくつか紹介します。効果的な議事録を確実に取るために、ミーティングの前、最中、および後に何をすべきかを見つけてください。

会議の前に

• 録音ツールを選択します。オールドスクールに行ってペンと紙を使いますか、それともハイテクに行ってラップトップコンピューター、タブレット、またはスマートフォンを使いますか？上司に、あなたが特定の方法を使用することを好むかどうかを確認してください。
• 選択したツールが正常に動作していることを確認し、元のツールが失敗した場合に備えてバックアップを用意してください。たとえば、ラップトップを持参する場合は、ペンと紙も用意してください。コンピュータがクラッシュした場合に何かを書くために検索している間、会議を停止する必要はありません。
• 会議が始まる前に会議の議題を読んでください。議事録の概要をまとめることができます。各アイテムの下にスペースを残し、そこにメモを書きます。これを行うと、会議を実行している人が議題に固執する限り、仕事が少し楽になります。

会議中

• 出席シートを回して、全員がサインインしていることを確認します。公式の会議議事録には、すべての出席者のリストを含める必要があります。
• 誰が誰であるかを確認してください。これにより、誰が話しているかを識別し、その情報を正しく記録することができます。
• 会議が始まる時間に注意してください。
• すべてのコメントを書き留めようとしないでください。主なアイデアのみを含めてもかまいません。同意しないアイテムを除外しないように十分注意してください。あなたのバイアスはあなたに影響を与えるべきではありません。これは公式アカウントであり、何が起こったのかについてのあなたの意見ではありません。
• すべての動議、それらを行った動議、およびもしあれば投票の結果を書き留めます。モーションを出向した人を書き留める必要はありません。もちろん、組織のルールは異なる場合がありますので、まず上司に確認してください。
• 動議や議論に対する投票が次の会議まで延期される場合は、それを書き留めてください。
• 会議の終了時刻を記録します。

会議後

• 会議が終わったら、できるだけ早く議事録を入力します。会議メモにエラーを見つけた場合、または質問がある場合は、他の参加者と話し合うことにより、それをすばやく解決できます。
• 議事録の最後のコピーには、組織の名前、委員会のタイトル、会議の種類（毎日、毎週、毎月、毎年、または特別）とその目的を含めます。
• 始まりと終わりの時間を教えてください。
• 出席者のリストと、誰が会議を主催したかについてのメモを提供します。参加者のリストに自分の名前を含め、名前の後の括弧内に、議事録を取ったと言います。または、ドキュメントの最後に、「それぞれ提出者」と続けて名前を書いて、サインオフすることもできます。
• 提出する前に議事録を校正してください。出席した他の人に、それらについても確認してもらいます。あなたが誤って何かを忘れてしまった場合、彼らはあなたに知らせることができます。
• 特に指示がない限り、会議の主催者に提出してください。