出張旅費はどのように機能しますか？
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旅費は、会社の出張中に従業員が支払う支出です。会社の業務には、たとえば、会議、展示会、ビジネス会議、クライアントと顧客の会議、就職説明会、トレーニングセッション、セールスコールなどがあります。
費用には、宿泊費、個人の自動車マイレージの払い戻し、フライト、陸上交通、ベルボーイへの助言、食事、ウェイターへの助言、ルームサービス、および従業員が出張中に経験する可能性のあるその他の付随費用が含まれます。
組織が払い戻す費用は、会社の出張規定に記載されています。ドライクリーニングやジムのメンバーシップなどのさまざまな費用が、予想される旅費、住居、食事に加えて、長期旅行の従業員にも支給される可能性があるため、会社のポリシーに精通してください。
長期割り当ての従業員の旅費
旅行中の従業員に長期住宅施設を使用する場合、多くの雇用主は、従業員が出張で広範囲に旅行しているときに、従業員の家族が訪問する機会も提供します。従業員が一時的に別の会社の場所に割り当てられた場合、雇用主は、従業員の家族が所定の時間間隔で訪問するように支払うことがあります。
雇用主は、長期にわたって家や家族から離れている従業員に価値のあるオプションを提供しようと努めます。従業員の士気と献身を築くために、雇用主が提供する旅行の特権を利用する必要があります。
カンファレンス、セールスコール、オンサイト訪問でのクライアントエンターテイメントは、別の払い戻し可能な費用ですが、エンターテイメントコストに課される制限を超えないように、会社のポリシーを知っています。
航空会社のマイルクレジットの付与に関する貴社のポリシーも確認してください。状況により異なります。一部の企業では、従業員が個人の家族旅行で使用できる航空会社の旅行マイルを獲得することを許可しています。その他の従業員は、追加の従業員の出張に使用するために使用する旅行マイルの銀行を獲得します。繰り返しになりますが、会社のポリシーを知ることは非常に重要です。
雇用者は従業員の旅費をどのように支払いますか？
通常、組織は従業員の旅費をこれら3つの方法で支払います。
- 会社のクレジットカード：出張のために頻繁に出張する必要がある従業員にクレジットカードが発行されます。従業員は、出張中に発生するほとんどの費用を会社のクレジットカードに請求することができます。ヒントやファーストフードなどの付随的費用の払い戻しについては、従業員が旅行から戻ったときに経費報告書に記入する必要があります。チャージカードは、払い戻しの前に事業費を支払うために現金を用意する必要がないため、従業員にとって便利です。ただし、会社のポリシーについて知識を深めてください。これらの費用をクレジットカードに請求する場合でも、領収書やその他の関連書類を提出する必要がある場合があります。
- 現金：従業員会社のクレジットカードがない組織では、従業員が出張中に、支出ごとに経費精算レポートに記入する必要があります。彼らは通常、各経費に対して領収書とある程度の正当化を要求します。組織が従業員に航空運賃などの高額な品目の支払いを依頼し、後で払い戻しを求めることはめったにありません。会社の発注書または会社のクレジットカードは、前もって多額の費用を支払います。しかし、従業員はしばしば、後で払い戻される日常の旅費に対して自己負担で現金を支払う必要があります。
- 日当：日当とは、従業員がすべての費用をカバーするために与えられる一定の金額の日当です。従業員は、彼または彼女が毎日割り当てられる金額の範囲内で適切な旅費の選択を行う責任があります。一部の企業は、交通費と住宅費を直接支払いますが、食事や陸上交通を含む他のすべての費用については、旅行する従業員に1日あたりの日当を与えます。従業員は、日当から余分な現金を維持するために費用を過小に支出することが知られています。企業は通常これを許可します。
雇用主の旅費ポリシーを知る
出張のために出張する従業員は、会社の出張方針と払い戻しの対象となる費用について最新の情報を入手することをお勧めします。ポリシーの範囲外の費用は、通常、払い戻しも補償もされません。
日当を支払う会社を除いて、ほとんどの会社では領収書が必要です。あなたの会社にも、従業員が旅費の提出に使用することを期待するフォームがある可能性があります。
償還可能な経費を確実に抑えるために、従業員はしばしば経費報告書を提出し、該当する領収書を提出する必要がある期限を与えられます。財務部門には、最新の状態を維持するためのガイドラインがあります。
組織で適切な旅費を構成するものについて質問がある場合は、上司と人事部に確認してください。あなたはお金を費やして後で驚きを受け取りたくありません。
