プロジェクト管理チームの説明責任のヒント

コンテンツ

• キックオフミーティングで説明責任を果たす
• タスクの相互関係を強調する
• アクションアイテムに関する公約を取得する
• アクションアイテムの公開フォローアップ
• 悪いパフォーマンスに直面する
• 必要に応じてパフォーマンスの問題をエスカレーションする

すべてのプロジェクトの成功に不可欠な説明責任は、プロジェクトマネージャーが物事を成し遂げるために人の子守り、細かい管理、まばたきをしなければならないという意味ではありません。このような戦術は、しばしばプロジェクトマネージャーに対する対立と敵意を引き起こします。プロジェクトマネージャーが実行できるより良いアプローチは、人々に責任を負わせる唯一の人物ではなく、チーム全体にプロジェクトの説明責任を守る力を与えることです。プロジェクトに説明責任を組み込む6つの方法を次に示します。

キックオフミーティングで説明責任を果たす

プロジェクトのキックオフミーティングは、プロジェクトチームをプロジェクトに興奮させ、プロジェクトの実行方法に対する期待を設定する時間です。説明責任をプロジェクトの基本原則として前もって設定することが重要です。

キックオフミーティングでは、プロジェクトスポンサーとプロジェクトマネージャーが期待を明確にします。プロジェクトスポンサーは、プロジェクトマネージャーがどのように説明責任を負うのか、プロジェクトマネージャーが他のすべての人に説明責任を負わせるのかについて言及します。

説明責任はそれだけに留まりません。これらのポイントに基づいて、プロジェクトマネージャーはチームメンバーに、プロジェクトマネージャーにも説明責任を負うことを期待していることを知らせます。プロジェクトマネージャーは、チームメンバーがお互いに責任を負うことを期待していることにも言及します。すべてのチームメンバーがプロ意識と他者への敬意を維持している限り、お互いに声を掛け合うことをお勧めします。

これらのステートメントは、説明責任の明確なシステムを確立します。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの成功に最終的に責任を負いますが、プロジェクトマネージャーは、成功するためには、すべての人が責任を負い、お互いに責任を負うことを期待します。

タスクの相互関係を強調する

ほとんどの場合、プロジェクトには相互依存するタスクが含まれます。プロジェクトを成功させるには、いくつかのことを順番に行う必要があります。プロジェクトマネージャーがプロジェクトの詳細をチームにレイアウトするとき、プロジェクトマネージャーは、タスクがどのように交差するかを強調することを意図的に行う必要があります。

タスクは同時に実行される場合があります。それは、必然的に、または効率のために発生する可能性があります。タスクが完了すると、作業成果物は後続のタスクで使用できるようになります。説明責任の構造は、上記の例のように機能します。次のタスクに取り組んでいる人は、前のタスクに取り組んでいる人に責任があります。

プロジェクトマネージャーは、チームメンバーがタスクの相互関係を示し、各チームメンバーが他のチームメンバーの利益のために適切な作業を行う方法を示すことで、チームメンバーが互いに責任を負うことを奨励します。

あるチームメンバーが別のチームメンバーがタスクを完了するまでタスクを開始できない場合、依存しているチームメンバーは他のチームメンバーの成功に既得権を持ち、そのチームメンバーはタイムリーで高品質なパフォーマンスに対して責任を負います。

アクションアイテムに関する公約を取得する

プロジェクトマネージャーがチームミーティングを開催する理由の1つは、プロジェクトの進捗状況に基づいて次のステップを決定することです。可能な場合は計画どおりに進める必要がありますが、予期しない問題が発生した場合は対処する必要があります。

問題の処理に同意する人、タスクを引き受けるチームメンバーに関係なく、プロジェクトマネージャーは、何をすべきか、いつ完了するかを文書化する必要があります。

アクションアイテムは、会議のメモまたはアクションアイテムログに含める必要があります。プロジェクト管理の考え方が異なれば、これも異なります。重要なのは、後で参照できるようにアクションアイテムを書き留めることです。

アクションアイテムの公開フォローアップ

チームメンバーがコミットメントを行う場合、チーム全体が完了したタスクに依存できる必要があります。これらのコミットメントを書き留めることは素晴らしいですが、タスクを完了する必要があります。

タスクが割り当てられると、プロジェクトマネージャーはチームメンバーが自分の言葉を守るようにフォローアップする必要があります。説明責任を共有する最も良い点は、プロジェクトマネージャーが悪者である必要がないことです。

プロジェクトマネージャーが説明責任の雰囲気を確立したら、プロジェクトマネージャーは、フォローしなかった人を甘やかす必要はありません。グループのダイナミクスが状況を処理します。同僚の圧力は積極的に働くことができます。プロジェクトマネージャは、アクションアイテムに注意を喚起し、責任者に発言させるだけです。

時々、プロジェクトマネージャーは、コミットメントが満たされていない理由について詳細な質問をする必要があるかもしれませんが、通常、責任者は間違い、誤算、または障壁について報告し、元のアクションアイテムを完了するために新しいコミットメントを行い、おそらくパフォーマンスの失効を償うために。

悪いパフォーマンスに直面する

プロジェクトチームメンバーのパフォーマンスの低下は、プロジェクトマネージャーが迅速かつ外交的に対処しなければならない問題です。他のプロジェクトチームメンバーがパフォーマンスの低下が許容されていることを確認すると、彼らのモチベーションが低下し、それに応じてパフォーマンスが低下する可能性があります。

ただし、プロジェクトマネージャーは、期待に応えられない場合に、パフォーマンスの悪い人を落としてしまうことはありません。これは、物事を迅速に処理することと人道的に処理することのバランスをとる行為です。

悪いパフォーマンスはそれだけでは消えません。それが長引くことを許すことはできませんが、プロジェクトマネージャーは、注意を引いたら、パフォーマンスの悪い人に行動を修正する時間を与える必要があります。

必要に応じてパフォーマンスの問題をエスカレーションする

パフォーマンスの低下を1対1で処理できない場合、プロジェクトマネージャーはチームメンバーのスーパーバイザーに問題をエスカレーションする必要があります。それが失敗した場合、プロジェクトのスポンサーが介入する必要がある場合があります。

問題をプロジェクトスポンサーにエスカレーションする前に、プロジェクトマネージャーは他のすべてのオプションを使い果たす必要があります。パフォーマンスが低い場合、プロジェクトマネージャーはプロジェクトスポンサーについて具体的に説明し、問題を解決するための推奨事項を作成する必要があります。

たとえば、プロジェクトマネージャーがセカンドラインマネージャーのカウンセリングを希望する場合、プロジェクトマネージャーはそのように言う必要があります。プロジェクトマネージャーがチームメンバーの置き換えを希望する場合、プロジェクトマネージャーはそのような要求を行う必要があります。プロジェクトマネージャーはオプションを提供し、各オプションの長所と短所を強調する必要があります。