プロジェクトの5つの段階
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すべての主要な作業プロジェクトは5つの段階を経ます。長さと詳細はプロジェクトによって異なる場合がありますが、すべて同じ基本フレームワークに従います。アジャイルアプローチなどの一部のプロジェクト手法では、後続のステージをより高速で反復的なサイクルで圧縮または繰り返しますが、各フェーズの作業はすべてのプロジェクトで表示され、区別されます。
5つのステージ
プロジェクトの正式な段階は次のとおりです。
- 開始：プロジェクトチームの編成、プロジェクトのチャーター、およびキックオフ
- 企画：プロジェクトの範囲の確定、詳細な作業の内訳の定義、リスクの評価、リソース要件の特定、スケジュールの確定、および実際の作業の準備
- 実行：プロジェクトの定義とスコープで必要な実際の作業を実行する
- 監視および制御：実行フェーズにおけるリソースと予算の実際の管理、レポート、および制御
- プロジェクト終了： プロジェクトの実施、学んだ教訓の評価、プロジェクトチームの休会
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが完了するまで、プロジェクトのサイズに関係なく、これらの5つのフェーズを続けてチームをリードします。アジャイルまたは反復開発タイプのプロジェクトの場合、計画と実行は短いスパートまたはスプリントで行われ、プロジェクトが顧客の満足するまで完了するまで、段階が繰り返されます。
これらの段階をさらに詳しく見てみましょう。
開始
確実なプロジェクトの開始は、プロジェクトを成功に導くだけでなく、将来のすべての段階の基礎を築きます。開始時には、プロジェクトチームメンバーを割り当て、プロジェクト全体の目標について説明し、クライアントまたはプロジェクトオーナーにできるだけ多くの質問をして、プロジェクトを効率的に計画できるようにします。また、プロジェクトに対するチームの熱意を築き、プロジェクト計画に影響を与える可能性のあるぎりぎりの詳細を収集する絶好の機会でもあります。追加の手順は次のとおりです。
- 利害関係者の分析
- エグゼクティブスポンサーの割り当て
- チャーター文書の開発とコミュニケーション
- 正式なキックオフミーティング
企画
プロジェクトを開始し、すべての関連情報を収集したら、プロジェクトの計画を開始します。計画段階は、プロジェクトのサイズ、整理する必要がある情報の量、およびチームの規模によって異なります。計画の結果は、明確なプロジェクト計画またはスケジュールである必要があり、そこから全員が割り当てられたタスクを実行します。
Microsoft ProjectやBasecampなどのプロジェクト計画プログラムを使用すると、プロジェクトを計画するときに非常に役立ちます。オンラインで利用できる他の無料のオプションもあります。それでも、プロジェクト計画プログラムを使用することは役立ちますが、常に必要なわけではありません。 ExcelとWordを使用して計画を作成し、チームに伝達することも同様に効果的です。
計画フェーズの具体的なタスクは次のとおりです。
- 関係するさまざまな利害関係者のためのコミュニケーション計画の作成
- 詳細な作業分解構造の開発
- クリティカルパスの特定
- プロジェクト計画にリソースをプロットし、プロジェクトの依存関係とリソースの制約に基づいて作業の順序を調整する
- 詳細なスケジュールを作成する
- リスクを評価し、リスクの優先順位付けと軽減計画を作成する
実行
しっかりとしたプロジェクト計画ができたので、チームは割り当てられたタスクに対してプロジェクトの実行を開始できます。これは誰もが仕事を始める段階です。プロジェクトの実行を開始するために必要なものがすべての人に確実に提供されるように、対面式の会議で実行段階を正式に開始する必要があります。チームを正しい軌道に乗せることはプロジェクトの成功に不可欠なので、スケジュールとコミュニケーション計画を明確に説明します。
監視と制御
プロジェクトが実行フェーズにある間、プロジェクトの監視と制御を開始して、計画どおりに進行していることを確認します。プロジェクトを監視および制御する方法はさまざまです。チームリーダーとのカジュアルなチェックイン、毎日の「スタンドアップ」、またはより正式な毎週のステータスミーティングが効果的です。これらの会議またはコミュニケーションチャネルから得られる情報は、フィードバックループに通知し、最終的にはプロジェクトに必要な再計画と調整を通知します。
この段階での追加の重要な活動は次のとおりです。
- プロジェクトのステータスを関係者に確実に知らせるために、事前に確立されたコミュニケーション計画を順守する
- クリティカルパス上の作業チームと作業アクティビティの監視
- アクティビティを並行して高速追跡または完了するか、必要に応じてリソースを追加してスケジュールをクラッシュさせることにより、スケジュールのパフォーマンスを改善する機会を特定する
- 実際のコストと計画されたコストの監視
- 場合によっては、プロジェクト計画の達成額の監視、計算、報告
- リスクの監視と軽減、および必要に応じたリスク計画の改善
プロジェクト終了
プロジェクトのすべての詳細とタスクが完了し、クライアントまたはプロジェクトオーナーによって承認されたら、最終的にプロジェクトを閉じることができます。これは形式的に見えるかもしれませんが、プロジェクトの終了は、プロジェクトの開始、計画、実行と同じくらい重要です。
優れたプロジェクトマネージャーは、プロジェクトからのすべての情報を文書化し、必要に応じて戻ってくることができるように整理します。これは、プロジェクトの事後分析を行うのに適したタイミングでもあるため、すべてのチームメンバーは、プロジェクト中に発生した問題を反省することができます。結果を他のプロジェクトメンバーと共有し、プロジェクト履歴フォルダーにファイルできるように、すべての重要なプロジェクトノートも文書化する必要があります。最後に、プロジェクトチームを正式に休会させ、会社のポリシーに示されているフィードバックとパフォーマンス評価を提供することが重要です。
