新しいマネージャーのための予算管理のヒント

コンテンツ

• 時間をかけて最初から正しく学ぶ
• 「非財務マネージャー向けのファイナンスと予算」コースを受講
• 自分のビジネスのように部門の予算を管理する
• チームプレーヤーになる
• 愚かなゲームをしないでください
• 毎月の経費を追跡し、プロアクティブな修正を行う
• 透明性を保ち、チームに参加する
• 戦略的になる
• 無理しないで

従業員が最初の管理職に昇格した場合、部門予算を管理するのはこれが初めてになる可能性があります。

ほとんどの新しいマネージャーは、予算予測の作成方法、経費の追跡方法、または年の途中での調整方法について、正式なトレーニングをほとんどまたはまったく受けていません。多くの場合、彼らは上司または財務部門からスプレッドシートまたはレポートを手渡され、その方法を知っているか、試行錯誤によって学ぶことが期待されています。

「試行錯誤」は新しいスキルを学ぶのに効果的な方法ですが、新しいマネージャーがあまりにも多くの苦痛なエラーをする必要がなかった方がよいでしょう。予算担当のマネージャーとして昇進したばかりの場合のヒントをいくつか紹介します。

時間をかけて最初から正しく学ぶ

「愚かな」質問をするのに最適な時間は、あなたが何かにまったく慣れておらず、それをやったことがないときです。誰かがあなたの間違いを指摘する必要があるまで待つよりも、学習に前もって時間をかけ、時間を費やすほうがよい。マネージャー（または可能であれば前任者）に時間を要求して、基本的な哲学、包括的な目標、フォーマット、および各ラインアイテムを確認します。組織に財務担当者がいる場合は、その人にもあなたと一緒に時間を過ごすよう依頼してください。ほとんどの人はお世辞を言い、彼らの専門知識を喜んで共有します。結局のところ、彼らが事前に仕様に従って物事を行う方法を訓練することができれば、後で彼らにとって頭痛の種は少なくなるでしょう。

「非財務マネージャー向けのファイナンスと予算」コースを受講

「行政教育」の下で、地元の大学のビジネススクールに確認してください。ほとんどのビジネススクールは、1〜3日の非クレジットコースを提供しています。コース中またはコース終了後、時間をかけて会社の年次報告書を復習し、さまざまな財務比率とレポートを理解してください。

自分のビジネスのように部門の予算を管理する

私たちが大規模な組織で働いているとき、私たちは「会社の」お金がまるで木に生えているかのように扱う傾向があります。そうではなく、今やあなたの部署のリソースを個人的に所有するのはマネージャーとしてのあなたの仕事です。

チームプレーヤーになる

可能であれば、マネージャーの予算を見直してください。予算の所有権を取得することは重要ですが、ユニットはより大きなエンティティの一部です。あなたの予算がどこに収まり、全体像や仲間との相互依存関係をサポートしているかをマネージャーに示してもらいます。別の部門があなたよりも優先度の高い目標にお金を必要とする場合があります。尋ねられるのを待ったり、取り除かれたりしないでください。積極的に行動し、同僚のマネージャーを支援することを提案します。あなたは戦略的で協調的であると見なされます。

愚かなゲームをしないでください

「誰もがそうする」からといって、それが会社にとって愚かではなく、悪いことではありません。マネージャーがプレイする典型的な愚かな予算編成ゲームの例は、「使用するか失うか」の支出です。それは、年末に近づきつつあり、予算が予想を下回っています。過年度の予算では、翌年の予算はその年の実績に基づいて設定されていました。そのため、予算を再度削減しないように、買い物に出かけます。不要になったものを購入したり、必要になった場合に備えて在庫を確保したりします。

毎月の経費を追跡し、プロアクティブな修正を行う

予算を超えたときに「誰か」が教えてくれると思い込まないでください。実際、月次レポートを要求したり、自分で追跡したりする必要さえあるかもしれません。年末まで待たないでください。年末になると、あなたや上司にとって驚きになります。それまでに、調査して修正するのは遅すぎます。説明責任を持ち、自分自身を測定し、マネージャーに積極的に報告します。

透明性を保ち、チームに参加する

予算をチームと共有します。予測を設定するためにチームを関与させることもできます。チームを巻き込んで予算編成プロセスを理解する手助けをすることで、所有権を共有する感覚が生まれ、従業員が費用を管理するための創造的な方法を見つけることができます。

戦略的になる

昨年の実績だけでなく、来年の予測に10％を加えるだけではありません。戦略と目標の開発から始め、次にそれらの目標を達成するために必要なリソースを決定します。昨年以上必要な場合は、ビジネスケースを準備して、追加の資金提供のリクエストを正当化します。

無理しないで

予算の管理はマネージャーにとって重要な役割ですが、最も重要な資産であるあなたの人々を見失うことはありません！数値を計算するよりも、チームの開発に少なくとも5倍の時間を費やしていることを確認してください。