変更管理におけるコミュニケーション
著者:
Randy Alexander
作成日:
2 4月 2021
更新日:
16 5月 2024
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組織に変更を要求するときに、過剰なコミュニケーションをとることはできません。変更管理の取り組みを成功させたすべての成功した上級管理者は、変更の経験中に過剰にコミュニケーションする必要性を表明し、このことを振り返って説明します。
従業員がコミュニケーションに完全に満足している組織はありません。コミュニケーションは組織で最も難しい問題の1つです。組織変更や日常業務において、社員から最も不満が多い分野です。理由？
効果的なコミュニケーションには、コミュニケーションのお気に入りの定義である共有の意味を作成するために完全に相互作用する4つのコンポーネントが必要です。
- メッセージを送信する個人は、メッセージを明確かつ詳細に提示し、整合性と信頼性を放射する必要があります。
- メッセージを受信する人は、聞き、明確にするために質問し、メッセージの送信者を信頼することを決定する必要があります。
- 選択する配信方法は、送信者と受信者の両方の状況とニーズに適合している必要があります。
- メッセージの内容は共鳴し、ある程度受け取られている受信者（従業員）の信念とある程度関連している必要があります。従業員が聞きたい情報が含まれている必要があります。それは従業員の最も大事にされ、最も気にかけられた質問に答えなければなりません。
これがすべてのコミュニケーションで起こっているので、組織がめったにうまくやらないのは不思議ではありませんか？幸い、変更管理の実務者は、組織の変更中に適切にコミュニケーションする方法について幅広い提案を提供しています。
効果的な変更管理のためのコミュニケーションに関する推奨事項
文書化されたコミュニケーション計画を作成して、変更管理プロセス内で以下のすべてが確実に行われるようにします。人々に以前のやり方を変えるように頼むとき、それぞれが重要です。
人々はビジネスの新しいやり方について恐れや懸念を抱いているので、人々は変化を恐れていないことを常に覚えておいてください。彼らはまた、常に以前に仕事をしてきた方法にいくらか献身しています。変わりに、あなたは従業員に彼らの快適ゾーンを去るように頼んでいます。
- 変更について、スピーキング、ライティング、ビデオ、トレーニング、フォーカスグループ、掲示板、イントラネットなどを含む複数のチャネルを通じて、一貫して頻繁にコミュニケーションします。
- 情報が利用可能になり次第、変更についてわかっていることをすべて伝えます。バイアスはインスタントコミュニケーションに向いていることを明確にしてください。詳細の一部は後日変更される可能性があります。他の選択肢は、意思決定、目標、進捗状況について肯定的になるまですべてのコミュニケーションを保持することであり、効果的な変更管理では悲惨です。
- 人々が質問したり、説明を要求したり、情報を提供したりするのにかなりの時間を提供します。リーダーがオーバーヘッドの透過性を介して大規模なグループに変更を提示し、その後逃げたというシナリオに参加したことがある場合、これが変更の統合にとってどのような悪いニュースであるかを知っています。人々は変化に関与していると感じなければなりません。関与によってコミットメントが生まれます。変更プロセス中、他に重要なものはありません。
- 変更管理作業のビジョン、使命、目的を明確に伝えます。これらの変更が個人にどのように影響するかを人々が理解できるように手助けしてください。このプロセスを支援しないと、人々は自分の物語を作り上げます。通常、それは真実よりも否定的です。
- 真のコミュニケーションは会話であることを認識してください。それは双方向であり、本当の議論が生じなければなりません。単なるプレゼンテーションではありません。
- 変更リーダーまたはスポンサーは、変更を行うと予想される人々と1対1または小グループで会話する時間を費やす必要があります。
- 変更の理由を、人々が状況、目的、必要性を理解できるように伝える。実務家はこれを「記憶に残る概念的なフレームワークの構築」と呼び、「変化を支える理論的フレームワークの作成」と呼んでいます。
- 質問に対する回答は、答えがわかっている場合にのみ提供してください。リーダーは、間違った情報を提供したり、回答を提供するときにつまずいたり、足を踏み入れたりするように見えると、信頼性を破壊します。あなたが知らない、あなたが見つけようとするだろうと言った方がずっと良いです。
- リーダーは耳を傾ける必要があります。防御力、言い訳、およびあまりにも速く与えられる答えを避けてください。思いやりを持って行動する。
- リーダーとチェンジスポンサーを可能な限り毎日利用可能にして、職場の他のユーザーと交流します。
- インタラクティブなワークショップとフォーラムを開催します。そこでは、すべての従業員が詳細を学びながら一緒に変化を探ることができます。インタラクティブなコミュニケーションの一形態として、また人々が変更や変更管理に関する新しい行動やアイデアを安全に探求する機会としてトレーニングを使用してください。組織のすべてのレベルが同じセッションに参加する必要があります。
- コミュニケーションは積極的でなければなりません。噂の工場がすでに活動している場合、組織はコミュニケーションをとるのに時間がかかりすぎています。
- 変更と変更管理に関するアイデアを共有するために、人々が公式および非公式の両方でネットワークを構築する機会を提供します。
- 変更管理と変更の取り組みの進捗をグラフ化するために実施されている測定値を公に確認します。
- 変更と変更管理における前向きなアプローチと成果に対する報酬と認識を公表します。それぞれの小さな勝利を公に祝います。
