従業員のパフォーマンスを文書化する方法

コンテンツ

ドキュメントは適切な意思決定のために重要です
従業員のパフォーマンスを文書化する理由
何を文書化するか
文書化する方法
ドキュメントで提供する必要があるもの
ドキュメントを文書化して保存する場所
結論

ドキュメントは適切な意思決定のために重要です

人材と雇用の世界では、従業員のパフォーマンスに関する文書化により、従業員を懲戒、解雇、または公正に昇進させ、報酬を与え、認める能力を確立または破壊することができます。

従業員の雇用履歴にあるすべての出来事（ポジティブおよびネガティブのパフォーマンスインシデント）を記録するために真剣な努力を払う必要があるため、ドキュメントはマネージャーと人事スタッフにとって不可欠です。

ここでは、マネージャーと人事担当者が従業員のパフォーマンスを慎重に文書化するために必要なものがすべて見つかります。

従業員のパフォーマンスを文書化する理由

ドキュメントは、パフォーマンスの問題がタイムリーかつ簡潔な方法で従業員と話し合われた証拠を提供します。
ドキュメントには、時間の経過とともにパフォーマンスが改善しなかった従業員の改善または失敗の履歴が示されます。従業員の行動、マネージャーの行動、発生したイベントを時系列で正確に説明しています。
ドキュメンテーションは、懲戒や従業員の退職などの好ましくない行動をとるという経営陣の決定をサポートする証拠を提供します。
ドキュメントは、従業員が適格である他の従業員よりも利用可能な昇進または機会に値するという証拠を提供します。
ドキュメントは、給与の増減を正当化する証拠、または従業員が昇給を受けなかった理由を提供します。
訴訟が発生した場合、完全かつ完全な文書が雇用主の利益を保護します。文書は、失敗した従業員を終了する際の経営者の行動をサポートすることができます。また、違法な差別など、正当な理由で従業員が退職したことも証明できます。

何を文書化するか

マネージャーは従業員のパフォーマンスを文書化する必要があります。これは、良い貢献とパフォーマンスの失敗の両方です。彼らは、従業員が何をして何を言ったか、そしてマネージャーが会議や会話中に対応して何を言ったかを正確に文書化する必要があります。

会話中に行われた合意、目標セット、必要な期待される改善、および改善のタイムラインを文書化する必要があります。ドキュメントには、マネージャーが従業員を支援するために行う約束も含まれている必要があります。

文書化する方法

ドキュメントは、従業員との会議または会話の最中または直後に作成する必要があります。従業員との会話が実際に起こった当日の会話を忘れてはいけません。後でまたは翌日まで待つことは、覚えていることに基づいているため、ドキュメントの品質に影響します。

管理者が犯す最悪の間違いの1つは、必要に応じて従業員のカウンセリング履歴を再構築できると信じることです。きちんとした、タイムリーなドキュメントの経験を持つ人事担当者は、再構築されたレコードに騙されたことはありません。記憶から再構築するマネージャーは、作成された履歴が訴訟の可能性に耐えられないため、会社に不要で許容できないリスクをもたらします。

プロフェッショナルで、きちんと整理された外観のドキュメントが必要です。第三者への出来事の歴史について話しているかのように、ドキュメントを作成します。いつ誰があなたの文書を読むことができるかわからないので、それがあなたの専門性を反映していることを確認してください。（カクテルナプキン、封筒、または付箋紙の裏面は、専門的な文書としては認められません。）

従業員が組織で新しい仕事を取得した場合、または取得した場合、ドキュメントは従業員の新しいマネージャーに提出する必要があります。思い出し、従業員の新しいマネージャーに通知するには、各文書に従業員の名前と肩書き、名前と肩書き、および完全な日付を記入する必要があります。

事実、公正、法的、客観的、完全、かつ一貫した文書を作成します。意見を避けます（マイクはずさんな。アリスは怠惰です。トムは私に嘘をついていました。）、名前を呼ぶ、編集する（ジョンはジャークです。マークは態度に問題があります。）、ラベリング（メアリーは無責任です。ジョージはチームではありません。プレーヤー。）。

従業員の行動を解釈しようとすることも避けてください。（マーシャはこの割り当てを気に入らないでください。ポーラは頭の中にいるように見えます。）形容詞や副詞（ゆっくり、だらしない、不幸、不機嫌、失礼）などの説明的な単語の使用を最小限に抑えます。従業員のあなたの意見や解釈ではなく、特定の行動や行動を述べてください。

ドキュメントで提供する必要があるもの

後のドキュメントのレビューでは、会話の正確な記録が必要です。事実に固執し、あなたが言ったことと従業員が言ったことだけを書き留めてください。ドキュメントが明確で、事実が正しいことを確認してください。（潜在的な法的状況では、文書化されたイベントのいずれかに誤りがあると、残りのすべての文書が疑わしくなります。）

最後に、契約から外れた可能性のある合意、コミットメント、スケジュール、必要な改善、チェックインポイント、その他の詳細を文書化します。誤解が発生しないように、期限と期日の日付と時刻を設定するようにしてください。

従業員の人事ファイルに配置する必要のあるドキュメントを示す、人事部門のドキュメントポリシーを把握します。懲戒処分のドキュメントは必ず含める必要があります。

ドキュメントを文書化して保存する場所

従業員に関する文書は機密情報であり、従業員に非公開であるため、すべての文書は管理者、人事部、そして場合によっては従業員の次の管理者にも秘密のままにしておく必要があります。したがって、ドキュメントを共有のコンピュータードライブに置くことはお勧めしません。手書きのドキュメントと印刷されたマネージャーのドキュメントは、ロックされたストレージに保管するのが最適です。

結論

これらのガイドラインに従っている場合、人事部に行って、従業員をしつけ、解雇、転職する際の助けを求めるときに、人事部は問題の解決や状況の改善に役立ちます。人事部が文書化、文書化、文書化するように指示した場合、またはそれらはあなたを助けることができません。すべての基地をカバーする必要があります。

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