懲戒の従業員パフォーマンスレターを書く方法
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懲戒の手紙は、従業員が改善しなければならないパフォーマンスの問題の公式声明を提供するために監督者によって書かれた手紙です。懲戒の手紙は、多くの場合、正式な懲戒処分プロセスのステップであり、従業員が改善しなかった場合に、雇用終了までの従業員の追加の懲戒処分をもたらす可能性があります。
懲戒の手紙は、従業員と雇用主のための従業員のパフォーマンスの問題の文書化における重要な要素です。懲戒の書面には、改善する必要のあるパフォーマンスと、パフォーマンスが改善しない場合の結果が明確かつ具体的に記載されています。
これらの正式なビジネスレターは、通常、監督者による口頭によるコーチングの試みの後に続きます。ただし、従業員への口頭による矯正の前に来ることがよくあります。これは口頭による警告または正式な口頭による警告と呼ばれます。すべての手順で、パフォーマンスの問題または関連するパフォーマンスの問題に焦点を当てる必要があります。
叱責の手紙の構成要素
効果的な懲戒の手紙には、いくつかの共通点があります。彼らは、従業員が改善しなければならない問題またはパフォーマンスの問題の明確なステートメントを持っている必要があります。従業員がパフォーマンスの期待に応じるためにパフォーマンスを変更する方法の例をいくつか列挙します。例をあげることで、上司と会社の期待について、従業員に共有された画像（共有された意味）が提供されます。
必要に応じて、従業員のパフォーマンスを改善する必要があるタイムラインを含めます。この参照は、期日または終了日の形式にすることができます。その時点で、監督者は従業員のパフォーマンスを再評価します。
非パフォーマンスが従業員だけでなく職場や組織の成功にどのように影響するかを説明します。懲戒書簡に記載されているように、業績が改善しない場合に従業員が期待できる結果について明確に述べてください。
署名の重要性
懲戒処分に関しては、上司または従業員の上司の署名が重要です。手紙には通常、従業員の署名が彼らが手紙を受け取ったことを表すという声明が含まれています。必ずしも内容に同意しているとは限りません。従業員が領収書を不正行為ではなく認めていることを従業員が理解できるように、文言を具体的にする必要があります。
従業員の対応の機会を与える
懲戒通知で提起された問題に対応する機会を従業員に与える必要があります。異議は書面で、日付を記入し、従業員が署名する必要があります。従業員は同意する、反対する、不快感を表明するなどの場合があります。従業員によって書かれた反論は、懲戒の元の手紙に添付されています。
懲戒の手紙のサンプル
これは懲戒の手紙の例です。懲戒テンプレート（Google DocsおよびWord Onlineと互換性があります）をダウンロードするか、以下の例を参照してください。
懲戒の手紙のサンプル＃1（テキスト版）
To：Jeffery Jones
投稿者：ジョージピーターソン
日付：2018年9月1日
Re：叱責の手紙
これは、あなたの業績が期待される貢献レベルを満たしていないことを通知する、懲戒の正式な書簡です。カスタマーサポートのテクニカルエキスパートとしての職務において、職務への期待は、テクニカルサポートエキスパートのグループ全体とそのマネージャーによって開発されました。これは、それらが各テクニカルサポートエキスパートのパフォーマンスの標準として認められていることを意味します。
次の方法で実行できません。
- 1週間にサービスを提供する顧客の数は、他のテクニカルサポートエキスパートが対応している標準より30％少なくなります。
- 回答することを選択した問題の難易度は、他のスタッフが達成している標準より40％低いです。
- 顧客があなたと電話で過ごす時間は、残りのスタッフを25％超えます。
ご覧のとおり、ジョブの3つの最も重要なパフォーマンス測定では、成功していません。監督者が何度もあなたと話していて、あなたは追加のトレーニングを受けました。したがって、私たちはあなたが実行する意思がないと信じています。これは、残りの技術スタッフの作業負荷に悪影響を及ぼしています。
私たちは、業績の3つの分野すべてに即時の改善が見られるか、雇用終了までの追加の懲戒処分が発生することを確認する必要があります。私たちはあなたが改善できると信じています。すぐに改善する必要があります。
監督、ジョージ・ピーターソン
Marian Demark、人事マネージャー
懲戒2のサンプルレター（テキストバージョン）
宛先：リンダロドリゲス
From：メアリーウィルモント
日付：2018年9月1日
Re：叱責の手紙
この懲戒の手紙の目的は、あなたの出席があなたの仕事を完了するあなたの能力に悪影響を及ぼしていることを正式にあなたに通知することです。給与は支払われますが、免除される従業員は特定の時間に勤務する必要はありませんが、標準で週40時間の勤務が想定されます。
新しい仕事を始めてから少なくとも週に1日は出社せず、週に32時間しか働いていない。あなたのマネージャーは、個人的または家族の医療問題のためのFMLA休暇の利用可能性について通知しました。彼はまた、あなたがあなたの仕事を効果的に行うことができるようにあなたに宿泊施設が必要かどうかを尋ねました。
彼は、これらの問題とあなたの出席について話し合うために人事部を訪問することを提案しました。このパフォーマンスの低下を改善するために提供した3つの機会をすべて拒否しました。
現実には、40時間未満で仕事を行うことはできません。あなたは仕事の割り当ての期限がありません、そしてあなたの遅れはあなたのマーケティング部門の同僚の仕事に悪影響を及ぼしています。彼らはあなたの実行の失敗の結果として彼らの締め切りを逃しています。
さらに、同僚に割り当てられたときの未完成の仕事は、週に40時間の仕事を必要とする仕事をすでに持っているため、ワークロードを過負荷にしています。これは不当であり、これから始まる職場への悪影響を容認しません。
私たちはあなたの出席の即時の改善を見る必要があるか、私たちはあなたの雇用を終了します。つまり、週に5日は仕事に参加しなければなりません。週５日欠勤すると、就職先の目標を達成できません。
当社の標準の有給休暇ポリシーでは、1年間で使用する必要がある6日間の有給の病日と2日間の個人休暇があります。休暇日は事前にお申し込みください。
あなたはすでに4つの病気の日とすべての私的な日をあなたの現在の欠席で使いました。私たちはあなたにもっと時間を与えるつもりはありません。これにより、2日間の病気の日と、事前にリクエストする必要のある有給休暇が残ります。
利用可能な有給休暇を超えて欠勤した場合、当社は雇用を終了します。失業にどれだけ近いかご理解いただければ幸いです。警告は表示されなくなります。
よろしく、
Mary Wilmont、マネージャー
トーマス・クレデンス、人事部長
領収書の従業員の承認
従業員に対する懲戒処分の記録を紙で作成することが重要です。このプロセスにより、問題について適切な通知を受け取った従業員がカウンセリングなどの手順を実行して、状況を改善するために取られた証拠を作成できます。
ガイダンスのための領収書の簡単な確認は、従業員が懲戒処分を受けたことを明確にします。
