プロジェクト管理の基本ツールを使用してプロジェクトを計画する
コンテンツ
- 時間をかけてプロジェクトを真に定義し、計画する
- 会社のホリデーパーティーイニシアチブのスコーピング
- スコープを個別の作業ブロックに分割する
- 作業の内訳からプロジェクト計画を作成する
- 仕事を始めましょう
- 結論
私たちの仕事の世界はますますプロジェクトの世界になっています。プロジェクトとは、私たちが新製品を開発し、戦略的イニシアチブを実行し、組織の新しいすべてを行う方法です。
当然のことながら、プロジェクトは、通常の運用活動とは対照的に、一時的で独自の取り組みです。多くの企業が訓練を受けた認定プロジェクトマネージャーに頼ってイニシアチブを主導していますが、プロジェクトのスキルはすべての専門家にますます必要とされています。この記事では、プロのプロジェクトマネージャーにとって非常に効果的なプラクティスを採用することに関心のあるすべてのプロがプロジェクトを計画するための概要を説明します。
時間をかけてプロジェクトを真に定義し、計画する
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体の期間のかなりの部分が計画に費やされていることを理解しています。私たちの多くは、急いで作業を開始する傾向があります。これは、プロジェクトの世界では、「自分で組み立てる」小売店から購入した新しい家具の説明を読み飛ばすことに似ています。おそらく、指示を読まずに急いで作業を行うと、作業のある時点で深刻な問題が発生します。
すぐに作業に取り掛かるのではなく、いくつかの重要な問題を特定することが重要です。
- 正確には何を作成していますか？できるだけ具体的にします。
- いつまでに完了する必要がありますか？
- プロジェクトを完了するために、どのリソース（人、設備、予算）にアクセスできますか？
上記の3つの項目は、スコープステートメントの基本的なコンポーネントです。すべてのプロジェクトマネージャーは、作業を開始する前に範囲を明確にするために作業します。
会社のホリデーパーティーイニシアチブのスコーピング
会社の休暇パーティーのサンプルスコープステートメントは次のようになります。
私たちの目標は、12月末までに$ 10,000を超えないコストで、100人の従業員とその重要な人々のための会社のホリデーパーティーを計画して提供することです。私たちの計画と調整は、CEOが監督する4つのメンバーからなる委員会で構成されます。パーティーにはオープンバー、メッキの食事、デザート、エンターテイメントが含まれます。時間をかけて単純で重要なステートメントを作成するだけで、プロジェクトに関与するチームに強力なガイダンスが提供されます。誰もがプロジェクトの性質、時間枠、リソース、予算を理解しています。
スコープを個別の作業ブロックに分割する
プロジェクトマネージャーは、作業分解構造と呼ばれるものを作成して、特定の時間枠で誰かが完了しなければならないプロジェクトのすべての作業を、明確で実用的な用語で説明します。あなたの状況では、作業の内訳は次のとおりです。
- 場所を特定します。
- 部屋の空室状況を確認し、デポジットでロックします。
- 食べ物のオプションを選択します。
- バーとバーの内容を確認します。
- デザートのオプションを特定します。
- 食べ物を選んだ招待状を作成して配布します。
- 返された招待状に基づいて、食品の選択を確定します。
- エンターテインメントのタイプを決定します。
- エンターテイメントのオプションを確認して選択します。
- ダイニングルームのセットアップを確認します。
- ゲストのためのテーブルギフトを購入。
- イベントを調整して配信します。
プロジェクトマネージャーは、リソースやタイミングを考慮せずに、プロジェクトの作業のこの内訳を作成しますが、よりブレーンストーミング形式で行います。プロジェクトのスコープを達成するために必要なすべての作業が特定されたら、それを整理して、責任を割り当て、チームメンバーに時間とコストの見積もりを求めます。
作業の内訳からプロジェクト計画を作成する
前のページで確認した簡単な作業の詳細を完了したら、次の操作を行う必要があります。
- プロジェクトの範囲を達成するためのすべての主要な項目が特定されていることを確認します。
- 誰がどの作業項目を処理するかを確認し、責任者の主要な作業タスクの概要を示す責任マトリックスを作成します。
- 各チームメンバーにタスクをレビューし、時間とコストの見積もりを特定し、期限を書き留め、リソースのニーズを要約し、説明責任を果たす必要がある作業を徹底的に評価したことを要求します。
上記の手順が完了したら、プロジェクトチームは協力してイベントを適切な順序で順序付け、リソースの競合や潜在的なスケジュールの課題に注意する必要があります。プロジェクトマネージャーは、ネットワークダイアグラムを作成し、クリティカルパスを計算してリソースをスケジュールすることで、このステップを完了します。多くの場合、コンピューターソフトウェアを使用します。
非公式な方法を使用する小規模なプロジェクトの場合、必要なのは、項目を順番にレイアウトするという簡単な付箋タイプのアプローチです。このプロセスにより、すばらしいホリデーパーティーを計画および実施するための手順と期限の全体像を把握できます。
仕事を始めましょう
時間をかけてプロジェクトを適切に調べ、主要なタスクを特定し、タスクをシーケンスし、時間とリソースの要件を評価したので、割り当てられた責任にチームを取り組む準備ができました。非公式のプロジェクトマネージャーとしてのあなたの役割は、作業を監視し、チームメンバーをサポートし、課題が発生したときにそれを特定して解決することです。優れたプロジェクトマネージャーは、定期的にチームメンバーと会って進捗状況を評価し、新たに発生するリスクを特定して対処します。
結論
上記で概説したのと同じアプローチを、部署や事業単位のプロジェクト状況に適用できます。明確な範囲を作成し、作業を特定し、リソースを割り当て、見積もりとスケジュールを作成し、作業を監視および制御します。あなたの実践は、職場のプロのプロジェクトマネージャーによって認識され、評価されます。結果は、何も考えずに仕事に飛び込むよりもはるかに優れています。
