プロジェクト管理でのマイルストーンの使用

コンテンツ

• プロジェクトマイルストーンを使用する場合
• どのくらいの頻度でマイルストーンを計画に組み込むか
• ガントチャートでマイルストーンを表す方法
• マイルストーンに名前を付ける方法
• マイルストーンをサインオフする方法
• マイルストーンを使用したコミュニケーション

プロジェクトの特徴の1つは、プロジェクトが一定期間続くことです。数週間から数年、場合によっては、大規模な建設プロジェクトや公共事業では数十年かかることもあります。

進行状況を追跡し、タイムラインに従って主要な成果物が確実に達成されるように、プロジェクトマネージャーはマイルストーンを使用します。

プロジェクトのマイルストーンは、プロジェクトの達成を示す、期間がゼロのタスクです。それらは、前進と進行を示し、何が起こっているかを人々に示すための方法として使用されます。その点で、それらは利害関係者のコミュニケーションと期待の設定に非常に役立ちます。

プロジェクトマイルストーンを使用する場合

プロジェクト管理のマイルストーンは、以下をマークするために使用されます。

• 重要な作業フェーズの開始
• 作業の重要な段階の終わり
• 締め切り
• 重要な決定が下されているとき
• 具体的に呼び出す必要があるその他の固定時点

どのくらいの頻度でマイルストーンを計画に組み込むか

トレーニングコースでは、月に1回程度、マイルストーンを計画に含めることをお勧めします。これは問題なく、良い経験則ですが、専門家の判断を使用する必要があります。重要な会議がマイルストーンとしてマークされ、決定が行われ、あるフェーズが終了して別のフェーズが開始されるなど、数か月間で多くの活動が行われる可能性があります。

他の月には、マイルストーンを掛けることができる実行が非常に少ない場合でも、実行に集中する場合があります。

レポート目的では、すべてのレポートサイクルで少なくとも1回はマイルストーンを設定する理由を作成すると便利です。

ガントチャートでマイルストーンを表す方法

マイルストーンはガントチャートのコンポーネントの1つであり、チャートではひし形で表示されます。継続時間がゼロであるため、通常のタスクとしては表示されません。つまり、時間がかかることはありません。ガントチャートを計画する目的のために、それらは単に発生します。

ガントチャートを使用していない場合でも、マイルストーンを使用できます。ガントチャートの5つの代替案を次に示します。これらを使用して、マイルストーンを計画に組み込むことができます。

個人的に整理したいが、プロジェクト管理ソフトウェアがカレンダーに完全に統合されていない場合は、重要な日付をコピーして日記に貼り付けることができます。作業方法によっては、これから何が起こるかを思い出させることができます。

マイルストーンに名前を付ける方法

マイルストーンにはプロジェクトスケジュールの明確な説明が必要ですが、タスクであることを意味するものではありません。したがって、「フェーズ2に移行するための同意を得る」と呼ばれるのではなく、「フェーズ2が開始されます」。フェーズ2に移行するための同意を得るための努力を反映したい場合は、それをカバーするマイルストーンの直前にタスクを追加します。

マイルストーンは、これらが表す時点を次のように説明する必要があります。

• テスト段階が完了しました
• PID承認済み
• 契約書に署名

多くのプロジェクトマネージャーは、参照しやすいようにマイルストーンに番号を付けることも選択しています。 WBSを使用する場合は、そこからの番号付けを使用できます。それ以外の場合は、M1、M2などを使用して、何を参照しているかを明確にしてください。マイルストーンの数が増えるほど、明確な命名構造が重要になります。プロジェクトが数か月にわたって実行される場合に、これをどのように行うかを考えてください。

マイルストーンをサインオフする方法

マイルストーンはプロジェクトスケジュールの一部を形成するため、スケジュールがベースラインになっている場合は、マイルストーンがサインオフされていると考える必要があります。

マイルストーンの日付を変更する必要がある場合は、標準の変更管理手順を使用して計画を調整する必要があります。これは、プロジェクトスポンサーとチャットして日付を変更する必要がある理由を知らせるのと同じくらい簡単かもしれませんし、新しい推奨スケジュールをまとめて計画委員会に提出して批准するように正式にすることもできます。

マイルストーンのサインオフプロセスがある場合は、それを使用する必要がある前に、それがどのようなものになるかを考えて、変更を加える必要があるときに時間を無駄にしないことが最善です。

マイルストーンを使用したコミュニケーション

マイルストーンは計画の最小管理ポイントを表すため、コミュニケーションとレポートに役立ちます。つまり、他のすべてのタスクを実行しても、何が起こっているのかを確認し、マイルストーンだけを使用してプロジェクトを前進させることができます。

マイルストーンを引き出して、ダッシュボードまたはプロジェクトレポートに配置できるはずです。彼らは、あなたが報告している人々、通常はプロジェクトのスポンサー、または運営グループ（またはプロジェクト委員会）などの別のエグゼクティブグループを満足させるために、プロジェクトのストーリーを十分に詳しく伝える必要があります。毎月、または使用するレポート頻度で、達成されたマイルストーンを表示できます。

マイルストーンに対するレポートは非​​常に単純で、多くの場合、表として行われます。マイルストーンの説明、期限、次に新しい予測日をリストします。マイルストーンが達成され、完了とマークできる場合は、その日付も追加します。うまくいけば、それは予測された日付と同じになるでしょうが、プロジェクトは常にそのように機能するとは限りません。

このような表は、何が完了し、何が優れているかを明確にします。 「なぜそのマイルストーンに達しなかったのですか？」という質問に対する回答を計画することができます。あなたが行く前にあなたのスポンサーと会ったり、レポートを送ったりしてください。

プロジェクト計画が非常に長く、マイルストーンがたくさんある場合は、各レポートサイクルで完了したマイルストーンを破棄する方が簡単です。次の月またはその月に完了したマイルストーンのみを報告します。来月は先月完了したものをすべて削除するため、すでに完了したことがわかっている作業について人々に伝えることによって、レポートの長さを常に追加することはありません。

マイルストーンは、計画、スケジュール、およびレポート作成に非常に役立つプロジェクト管理ツールであり、簡単に使用できます。いくつかを次のプロジェクト計画に入れ、それらを追跡します。自分に最も適した周波数を学習します。

プロジェクト管理のすべてと同様に、これらを柔軟に使用して必要な結果を提供し、これらのヒントとガイドラインを使用して自分の決定を通知します。