効果的なメールを書く方法

コンテンツ

• まず、メッセージと受信者を検討します
• 説明的なメールの件名を書く
• 受信者に適切に挨拶する
• 正しい文法と句読点を使用する
• スペルと大文字の使用を確認する
• メールでシンプルなフォーマットを使用する
• 簡潔にする
• メールに適切に署名する
• 送信を押す前に再読/再考

私たちの多くは学校でメールを書くことを学びませんでしたが、メールの書き方を知ることは職場で非常に貴重なスキルです。これは特に在宅勤務で働いている（または探している）人々に当てはまります。良い電話のエチケットの次には、在宅勤務の仕事を得て維持することに関しては、おそらく電子メールほど重要なスキルはありません。

適切に作成された電子メールは、受信者がメッセージを理解して対処するのを容易にします。就職活動では、対面の第一印象の前にメールが届く場合もあれば、メールが置き換えられる場合もあるので、適切な句読点と一貫したメッセージが重要です。そして仕事上、不明確なメールは混乱と遅延を引き起こします。これらのヒントに従って、同僚、クライアント、潜在的なクライアント、採用マネージャー、さらには友人や家族に効果的なメールを送信してください。

まず、メッセージと受信者を検討します

メールは、キーボードに指を置くのではなく、頭の中で始める必要があります。メールを効果的に書くために、最初に、 なぜ あなたは書いていますか？どんな反応が欲しいですか？どのようなメッセージを伝えたいですか？情報を要求する場合、仕事に応募する場合、または求人について問い合わせる場合は、受信者によるアクションの要求が明確であることを確認してください。

次に、受信者の視点を検討します。彼らが行動を起こしたり、あなたのメッセージを理解したりするには、どのような情報が必要ですか？必要な（ただし過度ではない）背景情報を提供します。また、この特定の受信者に適切なエチケットを覚えておいてください。 OMGやLOLなどの絵文字や略語は、求人応募やほとんどのビジネスメールには適していません。

説明的なメールの件名を書く

メールを書くときは、「hi」や「在宅勤務」など、あいまいな件名を付けたり、空白のままにしたりしないでください。この種の件名の付いた電子メールは、受信者のスパムボックスに到達するか、単に無視される可能性が高くなります。求人に応募する場合は、職名を件名に入れてください。メールが同僚宛の場合は、件名をメッセージの目的を要約した短いフレーズにします。

説明的な件名を書くもう1つの利点は、後で検索する必要がある場合に、受信トレイで見つけやすくなることです。ただし、「質問」のようなメール行があるものは役に立ちません。

受信者に適切に挨拶する

受信者の名前は知っているが、個人的には知らない場合は、タイトルなどを使用して挨拶します。親愛なるブルネリさん。 （「Mrs.」または「Miss」が適切かどうか不明な場合は、女性には「Ms.」を使用してください。）性別が不明な場合は、姓と名、つまりDear Chris Smithを使用してください。その人の名前がわからない場合は、挨拶をしないでメールを始めるか、簡単な挨拶を使用します。こんにちは、挨拶、親愛なるマネージャーなど

電子メールが同僚やあなたの知っている他の人宛である場合は、直接または電話で使用する名前を使用してください。

正しい文法と句読点を使用する

電子メールで正しい文法を使用することは非常に重要です。意識的または無意識的に、読者は文法上の誤りに対して送信者を罰します。

• ランオンセンテンス -メールを書くときは、時間を惜しまないでください。その小さな休止は、読者に言葉の意味を理解する時間を与えます。短い文は、これらの小さな一時停止の多くを可能にします。長い文章は、技術的に当てはまらない文章であっても分割します。
• カンマ -コンマが少なすぎたり多すぎたりすると、混乱を招く可能性があります。カンマを正しく使用する方法を学びます。
• 主語と動詞の一致 -このタイプのエラーのある文は、優れたコミュニケーションスキルを持つ候補者を探している雇用主にとって危険信号です。主語と動詞の一致に関する規則を確認します。

スペルと大文字の使用を確認する

スペルチェッカーを使用しますが、それに依存しないでください。スペルチェッカーは、「the」または「there」の「they」をキャッチしません。このタイプのエラーは、不注意を示します。 「あなた」には「u」、「though」には「tho」などのテキストの省略形を使用しないでください。

大文字を正しく使用してください。ほとんどの人は、文の冒頭と固有名詞を大文字にすることを知っていますが、電子メールでは大文字にしない場合があります。余分な1秒もかからずにShiftキーを押してもかまわないことを示します。一方、大文字が多すぎると、読者の注意をそらす可能性があります。文頭や固有名詞の先頭にない単語の最初の文字を強調するために、すべて大文字でフレーズを書くこと（多くは人が直接叫ぶことと同じと解釈します）を大文字にすることは避けてください。

メールでシンプルなフォーマットを使用する

メールプログラムはすべて表示が異なることに注意してください。画面上で完全に整列しているように見えるものは、他の誰かで一緒に実行される場合があります。このため、履歴書やカバーレターなど、高度にフォーマットされたワープロドキュメントを電子メールに貼り付けないでください。プレーンテキスト形式で記述されたドキュメントを使用します。

段落を短くします。ピリオドと同様に、段落の区切りは読者の目を休ませます。携帯電話で誰かが電子メールを読んでいると、短いパラグラフが役立ちます。ただし、段落に関する基本的なルールには引き続き注意してください。

簡潔にする

要点を埋める曲がりくねったメールは整理され、最終的には忘れられます。さらに悪いことに、彼らは誤解されているかもしれません。簡潔な言葉で目的を明確にします。

• 言葉遣いを排除する - アクティブな動詞で書きます。 「ジャックは私にフォームを送った」はアクティブな動詞を使用します。 「フォームはジャックによって私に送られました」は受動的です。パッシブフォームは、さらに数語を使用しますが、追加されます。それ以上に、それは読者が彼らの頭の中のアイデアを再配置することを要求します。
• ポイントにこだわる -無関係な情報やアイデアを追加する誘惑に抵抗します。これらを別のメール用に保存します。
• 箇条書きを使用する - これらにより、読者は視覚的な手がかりを使用して重要なものを取り込むことができます。ただし、箇条書きの表示方法がわからない場合は、アスタリスクまたはハイフンを使用して箇条書きを作成します。

メールに適切に署名する

電子メールのデフォルトが標準の署名である場合は、送信する特定の電子メールに適していることを確認してください。政治的声明や子供の名前と年齢を含む署名は個人的なメールには問題ありませんが、仕事には個人的な署名を使用しないでください。仕事や雇用主によっては、引用を使ってメール署名をパーソナライズすることもできます。物議を醸すものを選択してください。仕事について問い合わせる場合は、署名を使用して、引用や追加のパーソナライズを行わずに適切な連絡先情報を提供してください。

送信を押す前に再読/再考

送信を押す前に、スペルと句読点のエラーを確認してください。求人応募のメールにエラーが見つかった場合は、修正してから、もう一度送信してください。しかし、コンテンツについても読み直してください。メールが長い場合は、より簡潔にする方法を検討してください。そして、あなたのメールが物議を醸すか、怒りで書かれた場合、送信ではなく保存を押してください。数時間後または1日後に戻って、まだ送信するかどうかを確認してください。

これは、メールを送信する前に行うべきことのように聞こえるかもしれませんが、効果的なメールを送信していて、メールをより効率的に整理している場合、実際には時間が少なくないことに気づくでしょう。