9マネージャー向けのファシリテーションスキルを満たす

ビデオ: #9【新任マネージャー向け】マネジメントを１から学ぶシリーズ第５回「動機付けってどうやるの？」チームのことならチームＤ

コンテンツ

会議のファシリテーションスキルを強化する
マネージャーが会議で問題を起こす場所
マネージャーが従業員を巻き込まない理由
スキルマネージャーは会議を促進する必要がある
会議を計画する方法
1.グループ参加を可能にする
2.適切なロジスティクスを確実に提供する
3.議事録の記録
会議を実施する方法
1.質問する
2.アクティブリスニングを実演する
3.適切なブレーンストーミングセッションをリードする
会議の問題を解決する方法
1.コンセンサス構築スキル
コンセンサス意思決定リソース
2.紛争解決スキル
3.非言語コミュニケーション能力
結論

会議は、アイデアを共有したり、課題について話し合ったり、アクションプランを定義したりする機会になる場合もあれば、非生産的な時間の浪費になる場合もあります。残念ながら、プロセスの機能不全の主な原因はマネージャです。会議を適切に実行するにはスキルが必要です。

会議のファシリテーションスキルを強化する

定義により、ファシリテーションとは、「より簡単に、またはより簡単にできるようにすることです。前進してください。」マネージャーが（会議を実行するのではなく）会議を促進するには、力を放棄して、さまざまな結果やアプローチを受け入れる用意がある必要があります。

マネージャーが会議で問題を起こす場所

多くのマネージャーは、会議を「実行する」方法を知っていると考えています。彼らは議題を設定し、すべての話し合いを行い、すべての決定を行います。これはマネージャーにとって簡単で効率的だと感じるかもしれませんが、多くの場合、人々の時間の浪費であり、チームの創造的な可能性を利用しません。

実際には、従業員が辞任する傾向があり、担当を希望するマネージャーに延期されるため、逆の効果があります。

マネージャーが従業員を巻き込まない理由

マネージャが従業員を会議に参加させない理由はたくさんあります。以下の最初の3つの項目は貧しいマネージャーの行動ですが、最後の項目、ファシリテーションスキルは、練習することで学び、強化することができます。

手放すことへの恐怖
彼らが担当しているため、すべての答えを提供する必要があるという誤った信念
従業員の能力または問題解決スキルに対する自信の欠如
会議の進行能力の欠如

すべてのレベルのマネージャーのためのこれらのアイデアは、会議の生産性の向上をサポートするために会議のファシリテーションスキルを強化します。

スキルマネージャーは会議を促進する必要がある

会議を適切に円滑に進めるには、会議の全員を問題の特定と解決に関与させる必要があります。チームは、ほとんどの場合、マネージャーが単独で行うよりも優れた、より創造的なソリューションを開発します。また、チームは作成に役立ったソリューションの実装をサポートする可能性が高くなります。これらの会議円滑化スキルを3つの異なるカテゴリに分類できます。

会議の計画
会議の実施
会議の問題を解決する

会議を計画する方法

会議を始める前に、議題が必要です。共同会議の場合は、会議の出席者を招待して、チームが解決する必要のある問題や、チームが追求する必要のある変更点について説明します。トピックがグループ参加を可能にするものであることを確認してください。会議の進行は、会議での情報の提示とは異なります。

1.グループ参加を可能にする

グループが関与するための十分な時間を確保し、短期間で多くの問題を解決しようとしないようにしてください。ただし、時間が長すぎると、「まあ、どうだろう……」という無限のサイクルが発生する可能性があります。アジェンダが会議に割り当てられた時間を満たしていることを確認してください。必要なスキルはこれらを含みます。

グループファシリテーションスキル
会議計画
問題解決
意思決定
アジェンダ開発

2.適切なロジスティクスを確実に提供する

会議の場所と時間は慎重に選択してください。 15人を椅子6脚の会議室に詰め込もうとすると、その会議は惨事になります。人々が不快である、お互いを見ることができない、聞くことができない、または空腹である場合、会議の結果は悪化します。

優れた参加を促進し、障壁を取り除く方法としてロジスティクスを使用する方法を学びます。これらすべてを事前に計画する必要があります。サンドイッチを注文するために会議中に誰かを送ると、会議の効果が低下します。物流計画にはこれらのスキルが含まれます。

物流計画と経験
意思決定
他人のニーズを思慮深く考える

3.議事録の記録

会議の計画の最後の重要な部分は、会議の議事録です。誰が彼らを連れて行きますか？誰がそれらを配布しますか？指定された管理者がいない場合は、自分で行うか、チームメンバー間で責任をローテーションすることを検討してください。ジェーンが先週議事録を行った場合、今週はジョンの番です。ホワイトボードまたはフリップチャートを使用してアイデアを収集している場合は、それらを正しく文書化するのに十分な時間を書いている人に提供してください。

ノートを取るスキル
ドキュメントの関連性
多様性とインクルージョンを理解する

会議を実施する方法

しっかりとした議題、良い場所、適切な軽食があれば、会議の準備ができます。会議を（単なる情報ダンプではなく）優れた作業会議にするためには、適切な会議促進スキルを実証する必要があります。

これを行うには、会議の進行のこれら3つのコンポーネントに焦点を当てる必要があります。

1.質問する

素晴らしい質問は素晴らしい議論を刺激します。記事「GROWモデルを使用した70の素晴らしいコーチングの質問」は、いくつかの優れたディスカッションプロンプトを提供します。

追加情報を得るために質問する
さまざまな視点について学ぶために質問する
同意と不一致の領域を指摘する質問をする
質問して、チームメンバーの貢献内容を正確に聞いていることを確認する
チームメンバーと意味を共有していることを確認するために質問する

2.アクティブリスニングを実演する

アクティブリスニングを使用すると、自分と聞いている人が意味を共有し、お互いの立場をよく理解していることを本当に深く知ることができます。言い換え、理解度を確認し、フォローアップの質問をすると、参加が促進され、議論がスムーズに進みます。

理解を示すために頭をうなずき、その他の適切なジェスチャーをする
相手に聞いた内容を繰り返して、意味を共有していることを確認します
不明な点を明確にするために質問する
理解をさらに深めるためにフォローアップの質問をする
「あはは」、「はい、わかりました」などの言葉を使用して理解を示します

3.適切なブレーンストーミングセッションをリードする

ほとんどの人は、ブレインストーミングの方法をすでに知っていると思っています。ただし、通常はそうではありません。設定が多すぎると、不十分なプロセス管理、強い社会的または政治的圧力、貧弱な円滑化スキルによって、ブレーンストーミングの効果が低下します。多くの人々は、よく運営されているブレーンストーミングセッションの力を本当に体験したことはありません。

効果的な円滑化スキルを練習する
参加者によるアイデアの導入を管理する
すべての参加者が話す機会が平等であることを確認してください
競合する会話や互いに話し合っている人々を管理する
ブレーンストーミングの選択肢を扱いやすい数に絞り込む効果的な方法を考案する
発生する競合を解決する

会議の問題を解決する方法

2番目のタイプの会議には、さまざまな会議進行能力が必要です。全員がすでにソリューションに同意している場合は、会う必要はありません。情報を共有し、答えを開発するために集まります。つまり、人々をまとめる必要があります。必要なスキルは次のとおりです。

1.コンセンサス構築スキル

コンセンサスは、誰もが決定に同意しなければならないという意味ではありません。それは、誰もが自分の見方を共有し（ブレーンストーミングの可能性もある）、アイデアを提案する機会を得たことを意味します。これに続いて、コンセンサスの鍵は、すべてのチームメンバーが元の選択ではなかったとしても、方向をサポートすることに同意することです。