聴衆に合わせてコミュニケーションをカスタマイズ
コンテンツ
- 視聴者が気にしていることを知る
- あなたの聴衆のためにあなたの主要なポイントを計画してください
- ストーリーを伝え、視聴者が共感できる例を使用する
- 視聴者に伝えるだけではなく、見せて
- オーディエンスを知ることでカスタマイズと即興
情報を共有する方法で人々とコミュニケーションしたい場合、特に行動を変え、深刻な影響を与える場合は、対象者を知る必要があります。優れたコミュニケーションの基本原則です。話している相手の視点を理解することで、より優れたプレゼンターと人事部のプロフェッショナルになることができます。
あなたの聴衆を知っています。彼らが何を気にしているのかを知る。彼らが聞きたいことを知っている。そして、彼らを知り、あなたのメッセージに焦点を当てることにより、あなたがリソースであることを彼らに示すことができます。視聴者を惹きつけ、より大きな影響を与えます。
問題？視聴者を知るには時間がかかります。また、知っていることや、視聴者にトピックについて伝えたいことをすべて簡単にブレインダンプするのは簡単です。視聴者が何を望んでいるか、何を聞く必要があるかについて批判的に考えることは難しいです。
多くの人事担当者は、問題のプレゼンテーションについて知っておくべきことや行うべきことをすべて聴衆に提供することに夢中になっています。次のことを考えるのではなく、スライドに箇条書きを付けていることに気付いたとき、あなたはこの罠に陥ったことを知っています。
- 聴衆が本当に気にしていること
- あなたの最も重要なポイントは何ですか、そして
- それらを魅力的な話を作成する明確なストーリーにマッピングする方法。
多くの人事担当者が陥る2つ目の罠は、同じプレゼンテーションを毎日さまざまな対象者に繰り返し提供することです。問題は、さまざまな対象者がさまざまなことに関心を持ち、それに対応していることです。そのため、魅力的になりたい場合は、話すたびにメッセージをカスタマイズする必要があります。
それは、メッセージを確実にカスタマイズし、ノイズをカットし、誰がどこにいるかに関係なく、あなたが話していることについて視聴者を引き付け続けることを確実にする方法です。これら5つの重要なリマインダーは、聴衆の完全な注意とエンゲージメントを獲得したときに、あなたの言葉がそれに値する影響を確実に達成するようにします。
視聴者が気にしていることを知る
あなたが彼らのことを気にかけていることを証明するまで、あなたの聴衆はあなたの言ったことに気になりません。プレゼンテーションを計画するときに、予想される聴衆の課題とニーズは何ですか。あなたのトピックについて、彼らが考えている3〜4つの主な質問または問題は何ですか？
わからない場合は、プレゼンテーションに参加する数人に尋ねるか、部門のマネージャーに尋ねてください。または、情報が入手できない場合は、推測してください。
次に、特定した懸念事項を聴衆に思い出させることからプレゼンテーションを開始します。 「私たちの福利厚生オプションについて不思議に思っている方もいらっしゃるかと思いますが、「この3つがこのワークショップから本当に得たいものだと思います。」と言います。
聴衆とその問題やニーズについて話し合うときに最初に話すとき、あなたは彼らに関心があることを示します。それは人々が聞きたがるようになります。
あなたの聴衆のためにあなたの主要なポイントを計画してください
ほとんどのHRプレゼンテーションは情報のダンプのように感じられ、一連の主要なポイントを含む明確なストーリーではありません。人事担当者は通常、他の人が必要なトピックについて知りたい、または知る必要があるよりもはるかに多くを知っています。
著者のチップとダン・ヒースは、彼らの著書「Made to Stick」の中でこれを「知識の呪い」と呼んだ。プレゼンテーションが短すぎる、またはカバーする情報が少なすぎると最後に感じたのはいつですか。たぶんまれにしかありません。
プレゼンターとして際立っている人々、つまり耳を傾けて影響力を持っている人々は、まず、聴衆が抱えている問題の解決に取り組んでいることを認めることから始めます。次に、プレゼンテーションを準備する際に、知っておくべきことと知っておくべきことを区別します。
プレゼンテーションの中心に集中するために必要な準備時間の半分と、視聴者がそれを支援するために聴衆が知っておく必要があることの半分を取ります。 「知識の呪い」を打破する最善の方法は、あなたと聴衆の両方にとって最も重要なことに集中することです。
プレゼンテーションをホワイトボードまたは紙に書き出すか、付箋のセットを使用します。どの点列が最適ですか？あなたの聴衆にとってより意味のあるポイントへの秩序はありますか？あなたのポイントは互いにどのように関連していますか？それらを明確にします。そうでない場合は、「これはまったく異なるトピックですが、重要なトピックです」と伝えます。
ストーリーを伝え、視聴者が共感できる例を使用する
一度に多すぎるものを提示しようとすることに加えて、HRプレゼンテーションは抽象的なものであり、聴衆の日常生活や仕事とは無関係です。そのとき何が起こるかというと、人々は調子を整え、話し合いに腰を下ろし、それが彼らについてではないと思い込み、何もしないということです。これは、プレゼンテーションを彼らとあなたの時間の無駄にします。
それらに関連し、彼らが行動を起こすのを助けるために、人々は物語と例に基づいた考えを必要とします。人間の脳は、物語に関連し、それらを記憶するように配線されています。したがって、多くの例で、カバーするポイントを少なくしてください。そして、可能な限り、彼らの部門の例と職場での日々の経験を作ってください。
共有しているアイデアの使い方についてストーリーを伝えます。報酬の問題を解決する方法、フィードバックを提供する方法、ビジョンプランにサインアップする方法、または新しい組織が古い組織とどのように異なるかなど、ストーリーを伝えてください。トピックとその生活や興味の橋渡しを明確にします。
視聴者に伝えるだけではなく、見せて
多くの場合、絵は千の言葉に値します。動画は効果的なコミュニケーションの標準になりつつあります。アクセシブルなビデオツールのこの日の今日、あまりにも多くのテキストを使用するプレゼンターは言い訳を使用します。 「しかし、私は非常に具体的な情報を伝えなければなりません。」または、「私が書き留めておくと、この複雑なアイデアを私の聴衆がよりよく理解できるようになります。」いいえ、そうではありません。そうではありません。
あなたの目標があなたの聴衆を退屈させ、疎外し、そして圧倒することであり、最悪のシナリオに影響を及ぼさない限り、テキストを切り取ってください。フォローアップメールで送信するか、Googleドキュメントで共有してください。使用するビジュアルは、脚本になるのではなく、ストーリーをサポートする必要があります。明確な主要ポイントのセットと、ストーリーや例でサポートされている適切なフローが得られたら、プレゼンテーションツールを起動する必要があります。
それ以外の場合は、スライドがスピーカーノートとしての役割を果たします。その場合、聴衆の時間を無駄にするのではなく、プレゼンテーションをメールで送信するだけで十分です。
オーディエンスを知ることでカスタマイズと即興
メインメッセージを視覚的にサポートする優れたプレゼンテーションを作成したら、提供する各オーディエンスに合わせて自由に調整できます。あなたはあなたのポイントを作り、それから大声で尋ねることができます。あなたの前にいる聴衆にあなたの答えを調整します。マーケティングチームのメンバーが気にすることは、開発スタッフのニーズとは大きく異なる場合があります。
Apple、Oracle、SAP、T-Mobileなどの数十の組織のリーダーにトレーニングを提供し、プレゼンテーションを作成してきた長年の間に、シンプルなメッセージセットの力が飛躍的に向上しました。メッセージがシンプルな画像でサポートされ、明確なポイントを示し、聴衆の日常生活にそれらを結びつけることができる集中したプレゼンターによって配信されたとき、コミュニケーションが発生しました。そして、それがプレゼンテーションのポイントではないでしょうか？
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トビー・フィッチはフィッチ・アソシエイツのマネージングパートナーです。彼は以前に起業家を含む出版物に貢献しました。
