内部監査の質問に回答する方法
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内部監査人は、組織全体の機能を改善する方法を発見するために、企業内のすべての従業員と部門の行動と義務を掘り下げます。表面的には、所属していない場所に自分自身を挿入しているように聞こえますが、実際には、組織の保護と改善に重要な役割を果たしています。
従業員は内部監査に遭遇する
ほとんどの民間企業と公的企業は、定期的に内部監査を実施し、企業の目標と使命を順守していることを確認しています。政府は定期的な内部監査も完了する予定です。そして、あなたはあなたの公共サービスのキャリアを経るにつれて、内部監査人が提起する質問に答えなければならない可能性が高いでしょう。
ほとんどの場合、監査人は情報を収集しているだけです。たとえば、組織の一部がどのように機能しているかを理解しようとしている可能性があります。
内部監査人があなたに話しかけるときに緊張する必要はありません。内部監査人は、単にその日の仕事をしようとする専門家です。確かに、彼らの仕事はあなたや他の人を不快にする可能性があります。システムの弱点を特定し、是正措置を推奨します。
しかし最終的には、彼らは彼らの組織をより良く運営し、彼らの質問へのあなたの応答はこれを実現するために重要です。そこで、内部監査人があなたのドアをノックしたときに対応するための3つのヒントを紹介します。
正直に答える
内部監査人は、何かが完全に足し合わないときを知っています。完全に正直ではないことによってあなたの信頼性を疑う理由を彼らに与えないでください。
質問への答えがわからない場合は、質問の途中までブラフしないでください。彼らが本当の答えを見つけたとき、あなたは自分を愚かに見せてしまうだけです。はるかに良い選択は、単に答えがわからないと言うことです。もしあなたが彼らのために研究できるものなら、そうするように申し出てください。彼らはあなたにオファーを取り上げるか、答えを得る方法についてすでにいくつかのアイデアを持っているかもしれません。
内部監査人があなたの答えを好まないかもしれないと思うとき、あなたの反応を与えることをためらわないでください。彼らは実際に存在するものを理解したいので、あなたの答えが彼らの仕事を容易にするものでも彼らが期待するものでもない場合でも、彼らは真実を知る必要があります。
彼らがあなたの専門分野について何も知らないと仮定する
内部監査人は通常鋭い人ですが、すべての専門家になることはできません。専門家のトレーニングに焦点を当て、情報システムや財務などの内部監査の特定の側面に取り組む人もいますが、専門分野を知っているとは限りません。
当たり前のように聞こえますが、専門用語を使用したり、プロセスを説明するときにステップをスキップしたりするのは簡単です。何を考えても何も考えられない行動は、おそらくあなたのビジネスプロセスを理解しようとしている内部監査人にとってはそうではありません。あなたが取るすべての行動について考えてください。 1つのステップのように思えるかもしれませんが、何年にもわたって繰り返し心の中で融合したいくつかのステップである可能性があります。
会話が面倒で非常にシンプルに思える場合でも、内部監査人はプロセスを最小のアクティビティに分解しようとすることを覚えておいてください。そうして初めて、彼らはプロセスがうまくいかない場所を見つけることができます。
それらのドットを接続する
内部監査人はプロセスをその最小のビットに分解するだけでなく、人とプロセス間の相互関係を探します。彼らは、プロセスに関与するすべての人を探して、関与する必要がある人、関与していないが必要な人、それらの人々がどのように相互作用するか、詐欺、浪費、または虐待を防止またはキャッチするための適切な管理があるかどうかを確認します。
内部監査人に対応するとき、あなたとあなたのプロセスが他の人と彼らのプロセスと相互作用する場所を指摘してください。このように点をつなぐことで、組織全体の仕組みをより明確に把握できます。そのような情報は、内部監査人に、誰と話すか、どこで追加情報を見つけるかについてのリードを与えます。
