会議の管理慣行は生産性の向上に役立ちます
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私たちは仕事の多くを会議で過ごしています。多くの場合、会議の管理方法が適切でないと、参加者の時間を無駄に使用することになります。関連記事では、5つの一般的な会議シナリオを生産的なイベントに変えるためのガイダンスを提供しています。会議の有用性、生産性、および影響力の強化をサポートするための追加のアイデアを次に示します。
ミーティング管理キー— Stand PAT
一部のマネージャーはP.A.T.会議へのアプローチ、 P目的、 あgenda、および Timeframe。セッションの前にこれらの重要なコンテキストポイントで参加者を武装させることで、人々が参加する準備ができて、会議の全体的な意図をサポートできるようになります。明確なP.A.T.アウトラインは、生産的なセッションを確実にするのに役立ちます。
会議の目的を最大1文または2文で定義できる必要があります。 「この会議は、新しいマーケティングキャンペーンを計画するためのものです。」または「この会議は、返品処理に関する配送の新しいポリシーを確認するためのものです。」目的は、彼らがなぜそこにいるのか、何をする必要があるのか、そして進捗を導き、結論に導く方法を誰もが確実に知るのに役立ちます。
議題を設定します。レビュー/ディスカッション/検査するアイテムをリストします。各議題項目（以下を参照）に時間制限を割り当て、ディスカッションのモデレートを担当する人物を特定します。時間枠を設定します。少なくとも開始時間と終了時間を設定します。また、議題の各項目に期間を設定することをお勧めします。これらは、会議の全体的な時間枠に合計する必要があります。
時間どおりに会議を開始する
予定された開始時刻から5分または10分経過するまで、人々が会議に参加するような文化の1つで働いている場合、新しいトレンドを開始する時です。ある会社は、マネージャーに予定された開始時間にドアを閉めるように奨励し、遅れている人は出席することを歓迎していません。これは、あなたが行動することを気にかけるより厳しいかもしれませんが、会議をオーダーに持って行き、目的を見直し、期待とタイミングを確認することに何の迷惑もかけるべきではありません。
ストラグラーが現れるのを待たないでください。誰かが遅れて到着した場合、戻ってすでにカバーされているものを確認しないでください。会議のトピックを続行します。これはストラグラーにとって厄介であり、次のミーティングで時間通りに到着する彼/彼女の確率を改善します。
会議の主催者/主催者が時間どおりに表示されない場合は、会議がキャンセルされたと見なして、仕事に戻ります。 5〜7分の待機時間は妥当です。おそらく、会議の主催者は予期せぬ困難に遭遇し、彼/彼女を待つためにあなたの時間を無駄にしないことを望みます。
トピックに関する会議を続ける
ミーティング中に全員を順調に進める役割を誰かに割り当てることをお勧めします。多くの場合、議論はドリフトし、その後、意見、アイデア、事実、および感情の渦に低下します。代わりに、役割を割り当て、参加者全員に、この議題が議題および特定の議論項目から外れた場合にこの個人が介入することを通知します。一部の企業では、この役割は「トラフィックコープ」と呼ばれ、他の企業では「トピックキーパー」と呼ばれています。ラベルに関係なく、この役割は会議の効果と生産性を強化するのに非常に役立ちます。
予定外であるが話し合うことが重要な追加のトピックが発生した場合は、それらを明確に取り込んで、「駐車場」に配置し、将来の検討と話し合い、または個別の会議に備えます。会議の所有者は、全体的な会議の目的をサポートする場合、マイナーな発散型ディスカッションを許可する権利を留保します。
会議のメモ/分を保持して配布する
会議の主催者以外の誰かが会議の議事録を保管する必要があります。議事録には、次のものが含まれます。
- 会議の時間、日付、場所
- 目的の説明
- 議題のコピー
- 出席者のリストと出席しなかった人のリスト
- 結論、アクションアイテム、責任、完了の日付の詳細な要約リスト。多くのノートテイカーは、結論とアクションをリストするためのガイドとしてアジェンダを使用します。
- 本当に必要な場合は、計画されたフォローアップ会議。
理想的には、会議の終了後できるだけ早く、絶対に1営業日以内に会議メモを配布してください。議事録とメモは、参加者にとって重要なリマインダーとしてだけでなく、他の利害関係者や会議に出席できなかった人々のための情報源として役立ちます。議事録は、人々やチームにコミットされたフォローアップ活動を思い出させるために活用する優れたツールです。
結論
会議が肯定的な結果をもたらし、プロジェクトと人々を前進させるのに役立つ可能性がありますが、それを当てにしないでください。ミーティング管理テクニックを注意深く強化し、意図的に強化することで、優れた結果をもたらす可能性が高まります。
