プロジェクト計画に含める10の重要なステップ
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プロジェクトプランは、プロジェクトマネージャーによる綿密な計画の集大成です。これは、プロジェクトの主要な側面ごとのマネージャーの意図に従って、プロジェクトの実行方法をガイドするマスタードキュメントです。プロジェクト計画は会社ごとに異なりますが、プロジェクトの実行フェーズでの混乱や強制的な即興を回避するために、効果的なプロジェクト計画に含める必要のある10の重要な要素または手順があります。
プロジェクトの目標
プロジェクトの目標はプロジェクトチャーターで定義されますが、プロジェクトの目標をさらに説明したり、チャーターを付録として含めるために、プロジェクト計画にも含める必要があります。プロジェクトマネージャがどのように目標をプロジェクト計画に組み込むかを選択しても、重要なことは、プロジェクト計画書（プロジェクトの最初の主要文書）とプロジェクトの2番目の主要文書であるプロジェクト計画の間の明確なリンクを維持することです。
プロジェクト範囲
プロジェクトの目標と同様に、スコープはチャーターで定義され、プロジェクトマネージャーはプロジェクト計画でさらに調整する必要があります。スコープを定義することにより、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの目標または最終製品が最終的にどのようになるかを示すことができます。スコープが定義されていないと、プロジェクト全体に拡大し、コストの超過や期限の遅れにつながる可能性があります。
たとえば、会社の製品ラインのパンフレットを作成するマーケティングチームを主導している場合は、ページ数を示し、完成品の外観の例を提供する必要があります。
チームメンバーによっては、パンフレットで2ページを意味する場合もあれば、10ページで十分だと考える場合もあります。スコープを定義すると、チーム全体を最初から同じページに配置できます。
マイルストーンと主な成果物
プロジェクトの主要な成果はマイルストーンと呼ばれ、主要な成果物は主要な成果物と呼ばれます。どちらもプロジェクトの作業の大きなコンポーネントを表しています。プロジェクト計画では、これらの項目を識別して定義し、完了の期限を設定する必要があります。
組織が新しいソフトウェアを開発するプロジェクトに着手する場合、主要な成果物はビジネス要件の最終リストとそれらの実装方法になる可能性があります。
これらに続いて、プロジェクトには、設計完了、システムテスト、ユーザー受け入れテスト、およびソフトウェアの展開日に関するマイルストーンがあります。これらのマイルストーンには作業成果物が関連付けられていますが、それらは製品自体よりもプロセスに関するものです。
マイルストーンと主要な成果物の締め切りは正確な日付である必要はありませんが、より正確であればあるほど優れています。正確な日付は、プロジェクトマネージャーが作業構造をより正確に分類するのに役立ちます。
計画のこの段階では、マイルストーンを作成して、大規模または高レベルの成果物を取り出し、次のステップで概説できる小さな成果物に分割できるようにします。
作業分解図
WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトのマイルストーンと主要な成果物をより小さなチャンクに分解するため、1人の担当者に各ファセットの責任を割り当てることができます。作業分解構造を開発する際、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトチームメンバーの長所と短所、タスク間の相互依存性、利用可能なリソース、プロジェクト全体の締め切りなど、多くの要因を考慮します。
プロジェクトマネージャーはプロジェクトの成功に最終的に責任を負いますが、彼らだけでは作業を行うことはできません。 WBSは、プロジェクトスポンサー、プロジェクトチームメンバー、および何に責任を負うステークホルダーに知らせるため、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの説明責任を確保するために使用するツールです。プロジェクトマネージャーがタスクについて懸念している場合、彼らはその懸念に関して誰と会うべきかを正確に知っています。
予算
プロジェクトの予算は、プロジェクトを完了するために割り当てられている金額を示します。プロジェクトマネージャーは、これらのリソースを適切に分散させる責任があります。ベンダーのいるプロジェクトの場合、プロジェクトマネージャーは、品質に特に注意を払いながら、契約条件に従って成果物が完成することを保証します。一部のプロジェクト予算は、人事計画にリンクしています。
必要な時間と、タスクを完了するために必要な人件費を調べることにより、各マイルストーンと成果物のコストを確定することが重要です。プロジェクトのコストはプロジェクトの所要時間に関係し、プロジェクトのスコープに戻ります。範囲、マイルストーン、タスク、および予算は、調整され、現実的でなければなりません。
人事計画
人事計画は、プロジェクトのスタッフ配置を示しています。人事計画と呼ばれることもあるHR計画は、プロジェクトチームに誰が参加するか、および各人がどれだけの時間を約束するかを定義します。この計画を策定する際、プロジェクトマネージャーはチームメンバーとその上司と、各チームメンバーがプロジェクトに費やすことができる時間について交渉します。プロジェクトについて相談するために追加のスタッフが必要であるが、プロジェクトチームのメンバーである場合は、スタッフ配置計画にも文書化されています。ここでも、適切な監督者に相談します。
リスク管理計画
プロジェクトでは多くのことがうまくいかない場合があります。起こり得るあらゆる災害や小さな問題を予測することは困難ですが、多くの落とし穴を予測することができます。リスク管理計画では、プロジェクトマネージャーがプロジェクトへのリスク、それらのシナリオが発生する可能性、およびそれらを軽減するための戦略を特定します。この計画を策定するために、プロジェクトマネージャーはプロジェクトスポンサー、プロジェクトチーム、利害関係者、および内部の専門家からの意見を求めます。
発生する可能性が高い、またはリスクが高いリスクには、緩和戦略が導入されます。発生する可能性が低いリスクと低コストのリスクは、緩和戦略がなくても計画に記載されています。
コミュニケーション計画
コミュニケーション計画は、プロジェクトがさまざまな対象者にどのように伝えられるかを概説します。作業分解構造と同様に、コミュニケーション計画では、各コンポーネントを完了する責任をプロジェクトチームのメンバーに割り当てます。
このステップでは、チーム内で問題がどのように伝達および解決されるか、およびチームと利害関係者または上司とどの程度の頻度でコミュニケーションが行われるかを概説することが重要です。各メッセージには対象読者がいます。コミュニケーション計画は、プロジェクトマネージャーが適切な情報を適切なときに適切な人に確実に届けるのに役立ちます。
ステークホルダー管理計画
利害関係者管理計画は、プロジェクトで利害関係者がどのように使用されるかを識別します。時には、利害関係者は情報を受け取るだけでよい。これは、コミュニケーション計画で対処できます。利害関係者からさらに多くの情報が必要な場合は、利害関係者の管理計画でそれをどのように取得するかについて概説します。
変更管理計画
変更管理計画は、プロジェクトに変更を加えるためのフレームワークを示します。プロジェクトマネージャーはプロジェクトの変更を避けたい傾向がありますが、避けられないこともあります。変更管理計画は、変更を行うためのプロトコルとプロセスを提供します。プロジェクトのスポンサー、プロジェクトマネージャー、およびプロジェクトチームのメンバーが変更管理計画に従うことが、説明責任と透明性にとって重要です。
